Um den Arbeitsalltag auch zu Hause gut organisieren zu können, sind einige Tools fast unersetzbar. Wir präsentieren die 10 besten Tools fürs Home Office in diesem Artikel. Oft muss man dazu auch nicht in den Geldbeutel greifen.
Welche Tools fürs Home Office sind wichtig?
Wir nutzen diese Werkzeuge jeden Tag. Im Laufe der Jahre haben wir immer wieder verschiedene Tools fürs Home Office ausprobiert. Diejenigen, die den Härtetest überstanden haben, kommen auf diese Liste. Dabei hat jedes Tool seinen eigenen Zweck.
Egal welches Tool zum Einsatz kommt. Wichtig für den Erfolg des Unternehmens ist ebenso, wie ein Besucher der Website schließlich auch zum Kunden wird.
Fangen wir mit dem Wichtigsten an, dem Projektmanagement. Unverzichtbar vor allem für Teams, weil damit übersichtlich ein Projekt in Teilaufgaben gegliedert werden kann.
1 – Projektmanagement: Podio
In unserem Unternehmen nutzen wir derzeit Podio. Ein fast unschlagbares Tool, um alle Projekte des Unternehmens übersichtlich in Arbeitsbereiche (Workspaces) zu unterteilen. Diese wiederum können mit verschiedenen Apps befüllt werden.
Unter Apps versteht man einen Unterbereich, der verschiedene Funktionen erfüllen kann (deswegen ja App). So kann man einem Workspace einen Content Planer hinzufügen. Die verschiedenen Einträge des Planers können Dateien, Veröffentlichungsdaten, Beschreibungen, usw. enthalten. Dieser Bereich ist sehr frei konfigurierbar und deshalb gerade so praktisch.
Außerdem kann man seine Startseite frei konfigurieren, so dass immer nur das Wichtigste zu sehen ist. Ganz normale Aufgaben kann man ebenso erstellen. Alle Features aufzuzählen, würde hier zu weit führen. Podio ist umfangreich und ein wunderbares Tool.
Das Ganze hat allerdings einen Preis. In der Umsonstversion kann man höchstens 500 Einträge erstellen. Für manche geht das überaus schnell. Als weiterer Wermutstropfen muss man das Fehlen von ToDo-Listen nennen (etwas, was Trello zur Perfektion führt).
2 – Projektmanagement: Asana
Gleich noch eine Alternative im Projektmanagement. In unserem Unternehmen nutzten wir zuvor Asana und für meine persönlichen Projekte nutze ich es immer noch.
Was Asana empfehlenswert macht, ist die Tatsache, dass in der Umsonstversion keine Begrenzung der Einträge gibt. Außerdem bringt Asana von Haus aus mehr Farben ins Spiel. Auf diese Weise können wichtige Dinge besser herausgehoben werden. Zudem gibt es tatsächlich auch ToDo-Listen. Asana ist jedenfalls einen Blick wert.
3 – Fernwartung: Teamviewer
Teamviewer braucht wahrscheinlich keine große Einleitung. Das Tool ist seit vielen Jahren das Bekannteste in der Fernwartung. Es wurde ständig weiterentwickelt und stellt eine gesicherte Verbindung zwischen Geräten her, die zumindest über 3G-Anbindung verfügen.
Dabei ist es egal, ob man mit dem Smartphone unterwegs ist. Auch damit lässt sich die Verbindung zum Desktop-PC im fremden Büro aufbauen und der Desktop steuern.
Hat man Probleme mit dem Home Office, weil man bisher immer im Büro gearbeitet hat und direkt am Support war, ist Teamviewer eine ideale Lösung, um immer schnell wieder einen lauffähigen Desktop zu haben.
4 – Meeting-Software: Zoom
Zoom ist eine Software, die mich vom ersten Moment total umgehauen hat. Die Menge an Features, die man hier kostenlos bekommt, sucht seinesgleichen. Die einzige nennenswerte Einschränkung ist, dass Gruppen-Meetings ab 3 Teilnehmer dann auf 40 Minuten begrenzt sind.
Sämtliche Konferenzen mit 2 Teilnehmern können dagegen unbegrenzt lange dauern. Diese Konferenzen sind über eine URL zu erreichen. Man muss nur die Software auf dem Computer installiert haben. Man kann sich allerdings auch mit einem Telefon einwählen.
Neben dem eigenen Video und Audio kann der eigene Bildschirm mit den anderen geteilt werden. Das alles erfolgt über eine sichere Verbindung und in guter Qualität. Zoom ist einfach herausragend.
5 – Kooperationstool: Dropbox
Um Dateien mit anderen zu teilen, ist Dropbox eine tolle Wahl. Mal wieder gilt hier: Das Tool wird in großem Umfang in unserem Unternehmen genutzt.
In der kostenlosen Version kann man normalerweise 2 GB speichern. Für einen Monatsbeitrag steigt das Budget auf mindestens 2 TB, was für die meisten ausreicht. Aber auch durch verschiedene Aktivitäten, wie Freunde werben, kann man zusätzlich kostenlosen Speicherplatz erwerben.
Dropbox glänzt mit schnellem Zugriff egal über welches Gerät. Zudem kann man bei mangelndem eigenen Speicherplatz über Smart Sync nur wirklich gebrauchte Dateien lokal speichern und den Rest bei Bedarf streamen. Eine Auswahl der lokal vorzuhaltenden Ordner ist über selektive Synchronisierung genauso möglich.
Dropbox macht das Leben einfach leichter. Es ist so, als ob man seine Festplatte immer dabei hätte. Genau was ein Cloudspeicher sein soll.
6 – Kooperationstool: Google Drive
Inzwischen ist Google Drive eine ernsthafte Alternative zu Dropbox. Hier kriegt man sogar 15 GB umsonst für seinen Cloudspeicher. Dazu funktioniert die Integration mit anderen Google-Apps natürlich hervorragend.
Ebenfalls kann man durch Smart Sync nur die wichtigen Dateien vorhalten und den Rest bei Bedarf streamen, was die eigene Festplatte entlastet. Eine Empfehlung ist Google Drive hauptsächlich auch wegen …
7 – Kooperatives Arbeiten: Google Docs
Mit Google Docs können Dokumente (Word, Präsentationen, Tabellenkalkulationen) von verschiedenen Nutzern gleichzeitig bearbeitet werden. Kommt man mit 15 GB aus, kann man diesen Dienst auch völlig umsonst nutzen.
Der Vorteil von Google Docs gegenüber herkömmlicher Bürosoftware ist, dass man nur einen Browser für die Bearbeitung braucht. Dafür ist zwar etwas Rechenpower vonnöten, aber die meisten Laptops schaffen das heutzutage problemlos.
Um in kleinen Teams Dokumente zu erstellen, dafür ist Google Docs da. Die Dateien können problemlos editiert und kommentiert werden.
8 – Konzeption: XMind
Manchmal braucht es einfach eine Mind Map und nicht immer ist es empfehlenswert, sie einfach aufs Papier zu bringen. Da kommt XMind gerade recht.
Die Software kann man frei herunterladen und eigene Mind Maps erstellen. Der Funktionsumfang ist in der kostenlosen Version etwas begrenzt. Nichtsdestotrotz macht die intuitive Bedienung und die Schnelligkeit, mit der man Dokumente erstellt hat, XMind zu einer klaren Empfehlung.
9 – Messaging: Slack
Slack ist wie WhatsApp. Nur für Teams und auf den Computer ausgerichtet. Für die meisten meiner Kollaborationen nutze ich Slack als Kommunikation innerhalb der Teams.
Ein großer Vorteil ist die Übersichtlichkeit bei Slack. Die Unterhaltungen können in sogenannten Channels organisiert werden. Diese können einfach durchsucht werden. Auf diese Weise findet man fast garantiert wieder, was man schon vor Monaten besprochen hat.
Auch die Verbindungen zu anderen Apps heben Slack als produktiv hervor. So lässt sich Slack mit Google Drive nutzen, Nachrichten direkt in Aufgaben in Asana umwandeln oder direkt Zoom-Konferenzen aus Slack heraus starten. Um alle Integrationen nutzen zu können, muss man einen bezahlten Account haben. Allerdings sind 10 Apps umsonst und auch die letzten 10.000 Nachrichten sind mit dem freien Account abrufbar.
10 – Zeiterfassung: Zeiterfassung-App von DynamicG
Für eine vernünftige Zeiterfassung kommt man fast gar nicht um eine bezahlte Variante herum. Außer man nutzt die Zeiterfassungs-App auf dem Handy oder Tablet (nur Android).
Die Zeiterfassung kann in verschiedenen Tasks für verschiedene Kunden erledigt werden. Man kann eine Sollzeit pro Tag/Woche/Monat einstellen. Backups sind möglich, Regeln für das Einstempeln schnell definiert. Man kann sogar automatische Pausen einstellen.
Dazu lassen sich umfassende Berichte erstellen, die jeden Arbeitgeber zufriedenstellen, aber auch für Selbstständige alles übersichtlich darstellen. Die erstellten Berichte können per Mail verschickt werden oder anderweitig geteilt werden.
Die einzige Funktion, die meines Wissens nicht von der kostenlosen Version abgedeckt ist, ist die Synchronisierung mit dem Google Kalender. Ansonsten ist Zeiterfassung umfassend kostenlos.
Fazit – Die wichtigsten Tools fürs Home Office
Das sind für uns die wichtigsten Tools, um ein produktives Home Office zu gewährleisten. Im Projektmanagement und im Cloudspeicher haben wir jeweils zwei Kandidaten, die jeweils sehr gut funktionieren. Ansonsten gab es doch immer einen klaren Favoriten.
Dabei sind die meisten Tools browserbasiert. Bis auf die Zeiterfassung können alle auf einem Windows-PC ausgeführt werden.
Fürs Home Office gibt es spezielle Anforderungen, die berücksichtigt werden müssen. Unser Unternehmenserfolg basiert unter anderem auf der Auswahl der richtigen Werkzeuge für das Arbeiten online alleine und mit anderen zusammen.
